Eierstyring og selskapsledelse i Moelvenkonsernet tar utgangspunkt i den norske anbefalingen for eierstyring og selskapsledelse fra oktober 2014. Anbefalingen er tilgjengelig på www.nues.no

Oppstillingen nedenfor er en henvisning til hvor de punkter som kreves etter regnskapsloven § 3-3b er beskrevet.

Eier- og virksomhetsstyring tabell 1 N

1. Redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse

Det er i henhold til Allmennaksjeloven styret i selskapet som har ansvaret for å sørge for en forsvarlig organisering av virksomheten og forvaltningen av selskapet. Moelven har en rekke selvstendige juridiske enheter organisert som aksjeselskaper i flere land. I henhold til aksjelovgivningen i de respektive land har styrene i disse selskapene et tilsvarende ansvar for den enkelte enhet som konsernstyret har for morselskapet og konsernet samlet. Konsernets virksomhet bygger på skandinaviske verdier.  Grunnverdiene bærekraft, pålitelighet og å bruke mulighetene har over tid blitt en naturlig del av bedriftskulturen. De danner også grunnlaget for selskapets retningslinjer vedrørende samfunnsansvar, etikk, antikorrupsjon, HMS, arbeidstakerforhold osv. En fullstendig oversikt over retningslinjer vedtatt av styret er gitt under punkt 10.

2. Virksomheten

I henhold til selskapets vedtekter er virksomhetens formål fabrikasjon og virksomhet som står i forbindelse med denne, handel og annen økonomisk virksomhet, samt deltakelse i andre selskaper ved aksjetegning eller på annen måte. Styret legger vekt på en langsiktig, bærekraftig utvikling, og fastslår i konsernets strategiplan at hovedfokus fremover skal være forbedring og videreutvikling av eksisterende virksomhet. Konsernet har passert den kritiske størrelsen som er nødvendig for å hevde seg i konkurransen. Kvalitet skal prioriteres fremfor størrelse og er et nødvendig grunnlag både for lønnsomhet og videre vekst. Både soliditet og finansiering er tilfredsstillende og gir det handlingsrommet som er nødvendig. Selskapets virksomhet, mål og hovedstrategier er utfyllende beskrevet i styrets årsberetning.

3. Selskapskapital og utbytte

Ved utgangen av 2014 var egenkapitalen i morselskapet Moelven Industrier ASA NOK 919,0 mill (867,2). For konsernet samlet, var egenkapitalen NOK 1 592,3 mill (1 518,2). Egenkapitalandelen var 34,2 prosent (33,4). Styrets målsetting er minimum 40 prosent, et nivå som etter styrets oppfatning er hensiktsmessig med tanke på de konjunktursvingninger man har sett de senere årene. Styret har vedtatt en utbyttepolitikk som er i tråd med bestemmelsene om utbytte i aksjonæravtalen mellom selskapets sju største eiere, som samlet representerer 99,6 prosent av aksjene. Gitt at hensynet til selskapets finansielle stilling og andre kapitalkilder er tilfredsstillende ivaretatt tilsier hovedregelen i utbyttepolitikken et kontantutbytte tilsvarende 50 prosent av resultat etter skatt, dog minimum 40 øre per aksje. Styret har ikke fullmakt til å dele ut utbytte, foreta kapitalforhøyelser eller kjøpe egne aksjer.

4. Likebehandling av aksjeeiere og transaksjoner med nærstående

Aksjekapitalen i Moelven Industrier ASA består av en aksjeklasse med 129.542.384 aksjer pålydende NOK 5. Selskapet er ikke børsnotert. Totalt er aksjene fordelt på cirka 950 aksjonærer. De 7 største, Glommen Skog SA (25,1 prosent), Eidsiva Vekst AS (23,8 prosent), Agri MI AS (15,8 prosent), Viken Skog SA (11,9 prosent), Mjøsen Skog SA (11,7 prosent), AT Skog SA (7,3 prosent) og Havass Skog SA (4,0 prosent) kontrollerer til sammen 99,6 prosent. De resterende 0,4 prosent eies i hovedsak av privatpersoner. Mellom de sju største aksjonærene er det inngått flere aksjonæravtaler. Disse fastslår blant annet at konsernet skal drives som en selvstendig enhet med et langsiktig perspektiv og med fortsatt fokus på Skandinavia som hovedmarked. Avtalene inneholder også bestemmelser vedrørende styresammensetning, utbyttepolitikk, strategiske fokusområder og aksjeoverdragelser. På enkelte områder innenfor den ordinære virksomheten til konsernet gjøres det transaksjoner med eierne. Dette gjelder blant annet kjøp av tømmer, hvor de norske skogeierandelslagene er leverandører. Av Moelvens samlede innkjøpsbehov på omkring fire mill m³ fub kommer cirka 40 prosent fra de norske skogeierandelslagene som også er aksjonærer. Det leveres også biobrensel fra Moelvenkonsernet til bioenergianlegg eiet av Eidsiva Energi AS. I tillegg formidler Eidsiva Energi Marked AS elektrisk kraft til Moelvens norske industrivirksomheter. Alle disse transaksjonene gjennomføres innen områder hvor det finnes observerbare markedspriser, og prinsippet om armlengdes avstand legges til grunn. Der hvor andre aktører kan tilby bedre priser og/eller betingelser, vil disse bli valgt.

Moelvens leveranse av energiråstoff til Eidsivas bioenergianlegg utgjør på årsbasis mellom 40 og 50 GWh, mens tilbakekjøp av energi utgjør mellom 20 og 30 GWh. Netto leveranse av energiråstoff blir omkring 20 GWh. Omfanget av formidlingen av elektrisk kraft tilsvarer cirka 40 prosent av Moelvens samlede forbruk på 185 GWh. Moelven har lang tradisjon for å drive sin virksomhet i overensstemmelse med lover og etiske retningslinjer i næringslivet, og er av den oppfatning at konkurranse er positivt for alle næringslivets parter. For å sikre at denne kulturen opprettholdes, er det utarbeidet etiske retningslinjer og retningslinjer for overholdelse av Konkurranselovgivningen.

5. Fri omsettelighet

Det er ikke vedtektsfestet noen former for omsetningsbegrensninger for selskapets aksjer. Aksjene er fritt omsettelige i den grad den enkelte aksjonær ikke har påtatt seg forpliktelser i forhold til andre aksjonærer. Aksjonæravtalene inneholder klausuler om forkjøpsrett og medsalgsrett. Siden selskapet ikke er børsnotert og de sju største aksjonærene til sammen eier 99,6 prosent av aksjene, er det lite handel med aksjene.

6. Generalforsamling

Innkallingen til generalforsamlingen, innkallingens innhold og tilgjengeliggjøringen av saksdokumentene følger de krav som stilles i Allmennaksjeloven og Generalforsamlingsforskriften. Det legges til rette for at generalforsamlingen kan stemme på hver enkelt kandidat som skal velges av aksjonærene til bedriftsforsamlingen. De ansatte i konsernet avholder eget valg av ansatterepresentanter til bedriftsforsamlingen. Styreleder, bedriftsforsamlingens leder og revisor er til stede på generalforsamlingen. Bedriftsforsamlingens leder har tradisjonelt blitt valgt av generalforsamlingen som møteleder. Fremgangsmåte for å møte og stemme ved fullmektig blir beskrevet i innkallingen. Da 99,6 prosent av aksjene kontrolleres av de sju største aksjonærene har det ikke vært behov for å utarbeide retningslinjer for å sikre en uavhengig møteledelse i generalforsamlingen eller å oppnevne en person som kan stemme for aksjeeierne som fullmektig.

7. Valgkomite og kompensasjonskomite

Generalforsamlingen velger årlig en valgkomite bestående av fire representanter fra aksjonærene og vedtar retningslinjene for valgkomiteens arbeid. Generalforsamlingen har vedtatt retningslinjer for valgkomiteen som regulerer komiteens sammensetning og funksjonstid. Valgkomiteens medlemmer skal være uavhengige av selskapets styre og ledende ansatte, men retningslinjene avviker fra NUES ved at det ikke kreves at valgkomiteen skal ha minst ett medlem som ikke er medlem i bedriftsforsamlingen. Valgkomiteen holder bedriftsforsamlingen løpende orientert om sitt arbeid. Gjennom dette anses det at det er lagt tilstrekkelig til rette for at aksjonærene kan foreslå kandidater ovenfor valgkomiteen.

Valgkomiteen avgir innstilling:

• til generalforsamlingen om valg av aksjonærvalgte medlemmer og varamedlemmer til bedriftsforsamlingen, samt godtgjørelse til bedriftsforsamlingens medlemmer og varamedlemmer.
• til bedriftsforsamlingen om valg av bedriftsforsamlingens leder og nestleder.
• til bedriftsforsamlingen om valg av styreleder og nestleder.
• til aksjonærvalgte medlemmer av bedriftsforsamlingen om valg av aksjonærvalgte medlemmer og varamedlemmer til styret.

Innstillingene skal blant annet inneholde informasjon om kompetanse, kapasitet og uavhengighet. I valgkomiteens retningslinjer er det presisert at de styrende organer skal være sammensatt basert på en samlet vurdering av selskapets behov for kompetanse, kapasitet og balanserte beslutninger som ivaretar aksjonærfellesskapets interesser.

Kompensasjonskomiteen består av valgkomiteen, supplert med en representant utpekt av de ansattevalgte medlemmene av bedriftsforsamlingen. Kompensasjonskomiteen avgir innstilling til bedriftsforsamlingen om fastsettelse av styregodtgjørelse. Godtgjørelse til styret og bedriftsforsamlingen skal ikke være resultatavhengig.

8. Bedriftsforsamling og styre, sammensetning og uavhengighet

Bedriftsforsamlingen har 12 medlemmer, hvorav fire er valgt av de ansatte. Selskapets sju største aksjonærer som til sammen kontrollerer 99,6 prosent av aksjene, er alle representert i bedriftsforsamlingen. Styremedlemmene i Moelven Industrier ASA velges av bedriftsforsamlingen, normalt for 1 år av gangen. Styret har syv medlemmer, fem aksjonærvalgte og to representanter fra de ansatte. I tillegg velges en fast møtende vararepresentant fra de ansatte. Styrets leder er uavhengig av selskapets hovedaksjonærer og utpekes av bedriftsforsamlingen. Ett av fire øvrige aksjonærvalgte styremedlemmene har tilknytning til selskapets hovedaksjonærer. Aksjonæravtalene inneholder bestemmelser knyttet til valg av styreleder og aksjonærvalgte styremedlemmer. Representantene fra de ansatte er uavhengige av selskapets daglige ledelse. Ingen ledende ansatte er medlem av styret. Av de fem aksjonærvalgte styremedlemmene er to kvinner. Andelen kvinnelige ansatte i konsernet er 11,0 prosent (11,4). Reglene om kjønnsrepresentasjon gjelder derfor ikke for de ansattes representanter. Styresammensetningen tilfredsstiller dermed kravene om kjønnsrepresentasjon i styret. Bortsett fra de ansattes representanter i styret mottar kun ett styremedlem annen godtgjørelse enn styrehonorar fra selskapet. Dette utgjør NOK 50.000 og er knyttet til avvikling av et engasjement i Frankrike. Styremedlemmenes kontaktopplysninger er publisert på selskapets hjemmesider. Gjennom retningslinjene for valgkomiteens arbeid, som er beskrevet under punkt 7, er hovedaksjonærene sikret en god kjennskap til styremedlemmenes bakgrunn og kompetanse for øvrig. Med den eksisterende eierstrukturen offentliggjøres derfor ikke ytterligere opplysninger. Det meldes erfaringsmessig kun unntaksvis forfall til styremøtene.

9. Styrets arbeid

Styrets forvaltning av selskapet følger bestemmelsene som er gitt i Allmennaksjeloven. For styret i Moelven Industrier ASA er det fastsatt en styreinstruks som gir nærmere retningslinjer for styrets arbeid. På hvert møte gjennomgås månedsrapporteringen av driftsutvikling, finansielle data og HMS-statistikk for konsernet. I tillegg foreligger følgende arbeidsplan for hvert kalenderår:
 

• Januar: Rapport for fjerde kvartal foregående år. Gjennomgang og evaluering av konsernretningslinjer og policies, herunder risikostyring og intern kontroll.
• Mars: Årsregnskap med noter og årsberetning for foregående år.
• April: Rapport for første kvartal samt forberedelse til ordinær generalforsamling.
• Juni: Sammenfattende strategidiskusjoner. Oppsummering av strategidiskusjoner gjennom året.
• Juli: Rapport for første halvår.
• August: Strategiplan, ferdig dokument.
• Oktober: Rapport for tredje kvartal, foreløpig investeringsbudsjett.
• Desember: Virksomhetsplan og budsjett for kommende år.
   

Styrets leder er uavhengig av selskapets hovedaksjonærer. Styret har ikke behandlet saker av vesentlig karakter hvor styreleder selv er eller har vært engasjert. I henhold til styreinstruksen skal styremedlemmene ikke delta i behandlingen av eller avgjørelsen av spørsmål som har særlig betydning for egen del eller for noen nærstående av medlemmet som må anses å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Det samme gjelder for konsernsjefen. Med nærstående forståes også selskaper styremedlemmet representerer eierinteressene til.

Egenevaluering av styrets arbeid gjennomføres normalt i begynnelsen av hvert år. I 2014 har en ekstern, uavhengig samarbeidspartner på oppdrag fra valgkomiteen gjennomført en vurdering av styrets kompetansebehov. Styret har derfor besluttet å utsette den årlige styreevalueringen til etter ordinær generalforsamling for 2014. Styret benytter styreutvalg eller komiteer ved behov. Ut fra en vurdering av risikoforhold og kontrollbehov, samt eierstruktur, er det besluttet å avvike fra anbefalingen i NUES og la det samlede styret fungere som revisjonsutvalg. Styret fastsetter kun godtgjørelse for konsernsjefen. Godtgjørelse til ledelsen for øvrig fastsettes av konsernsjefen i tråd med retningslinjer vedtatt av styret. Det finnes ikke opsjonsprogrammer eller aksjebasert avlønning av ledende ansatte. Styrets oppgaver i forbindelse med kompensasjon er derfor begrenset og det er ikke opprettet et separat kompensasjonsutvalg i styret. Foruten styrets medlemmer, deltar normalt også konsernsjef, økonomi- og finansdirektør samt styresekretær i ordinære styremøter. Andre representanter fra administrasjonen, divisjonene eller revisor møter ved behov.

Styret har fastsatt instruks for konsernsjefens arbeid. Konsernledelsen består av konsernsjef og administrerende direktør for hver divisjon. I konsernledelsens møter deltar i tillegg til konsernledelsen, også direktørene for konsernets fellesfunksjoner. For mer informasjon om styrende organer og konsernledelsen henvises til notene til årsregnskapet.

10. Risikostyring og intern kontroll

Samtlige enheter i konsernet har eget lokalt resultatansvar og opererer som selvstendige deler av et koordinert nettverk preget av åpenhet og samarbeid. Dette bidrar til å begrense behovet for sentrale administrative ressurser og øker konsernets evne til raskt å tilpasse seg omgivelsene. Risikostyringen og den interne kontrollen i konsernet er tilpasset denne organisasjonsmodellen. Den lokale selskapsledelsen og styrene for enkeltselskapene følger opp risikostyring og intern kontroll etter gjeldende lover og regler. I tillegg finnes det controllerfunksjoner på divisjons- og konsernnivå, samt innen enkeltselskaper hvor virksomhetens natur medfører økt risiko for feil, avvik eller misligheter.

På grunn av virksomhetens omfang er det besluttet å begrense rapporteringen til styret til å fokusere på konsern, divisjoner og konkurransearenaer samt utvalgte nøkkeltall og avviksrapportering per enhet. I forbindelse med det årlige strategi- og budsjettarbeidet gjennomgår styret konsernets viktigste risikoområder. Ved behov, og basert på den årlige risikovurderingen, tilpasses konsernets rapporterings- og kontrollrutiner slik at de identifiserte risikoområder dekkes tilfredsstillende. Ved siden av etablerte interne regelverk og rutiner, baserer den interne kontrollen seg i stor grad på det interne kontrollmiljøet. Kontrollmiljøet omfatter menneskene på alle nivåer i virksomheten. Det omfatter integritet, etiske verdier, kompetanse, ledelsesfilosofi, driftsform, organisasjonsstruktur, fordeling av ansvar og myndighet, samt personalpolitikk. Styret og ledelsen legger stor vekt på å kommunisere den fastlagte grunnholdningen til risikohåndtering ut i organisasjonen. Alle enheter avslutter sine regnskaper månedlig og rapporterer til morselskapet den tredje arbeidsdagen i påfølgende måned. Rapporteringen skjer i standardiserte systemer og etter felles retningslinjer for å sikre konsistens og størst mulig sammenlignbarhet på tvers av enheter. Et viktig kontrolltiltak som følger naturlig av ledelses- og organisasjonsmodellen er den månedlige tilbakerapporteringen av benchmarkingrapporter og konsoliderte data fra konsern til de rapporterende enhetene. Den samme månedsrapporten som sendes til styret, sendes også tilbake til selskapsledelsen i hvert enkelt selskap. På denne måten involveres mange i kontroll og oppfølging av ledelses- og styringsdata. Rapporteringssyklusen underbygger ansvarsfølelsen, ikke bare for egen enhets resultat, men også for divisjonene og konsernet samlet. Styret anser at dette rapporterings- og kontrollmiljøet gir en tilfredsstillende kontroll med virksomheten.

Styret har gjennomgått og godkjent følgende overordnede retningslinjer:

• Instruks for styret og daglig leder i Moelven Industrier ASA
• Moelvens finanspolicy
• Moelvens utbyttepolicy
• Moelvens retningslinjer for overholdelse av konkurranselovgivningen
• Moelvens forsikrings- og risikostrategi  -  Skadeforsikring
• Moelvens miljøpolicy
• Moelvens policy for sosialt ansvar

Styret er orientert om samledokumentet «Retningslinjer for ansatte i Moelven-konsernet» med følgende innhold:

• Moelvens merkevareplattform
• Håndbok i HMS
• Moelvens miljøpolicy
• Forsikrings- og risikostrategi – Skadeforsikring
• Arbeidsreglementet
• Policy for åpen bedriftskultur
• Rusmiddelpolicy
• Datadisiplininstruks
• Policy for sosiale medier
• Merkevare- og kommunikasjonsstrategi
• Konkurranselovgivningen i Moelven-sammenheng
• Retningslinjer for internprising mellom selskaper
• Policy for sosialt ansvar
• Håndtering av misligheter

11. Godtgjørelse til styret

Godtgjørelsen til styret vedtas årlig av bedriftsforsamlingen. Styremedlemmenes honorar er et fast beløp som fastsettes forskuddsvis, og som er uavhengig av resultater. Det benyttes ikke opsjons- eller aksjebasert godtgjørelse, og finnes heller ikke andre incentivordninger.

For ytterligere informasjon om styrehonorar, og eventuell annen godtgjørelse utover styrehonorar til styremedlemmer, vises det til noter til regnskapet.

12. Godtgjørelse til ledende ansatte

Styret fastsetter konsernsjefens avlønning. Det benyttes ikke opsjons- eller aksjebasert avlønning. Det er utarbeidet prinsipper og rammer for resultatavhengig godtgjørelse i konsernet. Blant annet er det fastsatt at avtaler om resultatavhengig godtgjørelse skal ha en varighet på maksimalt ett år om gangen og at godtgjørelsen skal ha en øvre ramme. Styrets erklæring om lederlønn inkludert retningslinjene for fastsettelse av godtgjørelse til ledende ansatte fremlegges for generalforsamlingen som eget saksdokument. Generalforsamlingen vedtar separat hver av retningslinjene. For ytterligere informasjon om godtgjørelse til konsernledelsen vises det til noter til årsregnskapet.

13. Informasjon og kommunikasjon

Styret fastsetter årlig konsernets finanskalender, som publiseres i årsrapporten samt på selskapets internettsider. Konsernets kvartalsrapporter og årsrapporter offentliggjøres primært på internett, men sendes også per post etter forespørsel. Styret har etablert en praksis med å arrangere årlige eiermøter for å skape en arena for informasjonsutveksling og diskusjon mellom eierne. Man har ikke funnet det nødvendig å fastsette retningslinjer for dette.

14. Selskapsovertakelse

Konsernet er ikke børsnotert og mellom de sju største aksjonærene, som til sammen eier 99,6 prosent av aksjene, foreligger det en aksjonæravtale som blant annet regulerer aksjeoverdragelser. Det er derfor ikke utarbeidet retningslinjer for styret i forbindelse med eventuelle overtagelsesbud.

15. Revisor

Revisor har årlig møter med styret uten administrasjonen til stede. I tillegg deltar revisor i styremøtet hvor årsregnskapet blir behandlet. Revisor presenterer også revisjonsplanen, oppsummering etter interimsrevisjonen i datterselskapene samt sentrale risikoområder og konsernets håndtering av disse.

Godtgjørelse til revisor fordelt på lovpålagt revisjon og andre tjenester fremgår i egen note til årsregnskapet.

Verdigrunnlag

Moelvens verdigrunnlag, som er det øverste styringsverktøyet for å samordne og koordinere virksomheten, innebærer også føringer for hvordan konsernet skal bidra til en positiv samfunnsutvikling:

Bærekraft
Moelven har respekt for både mennesker og miljø. Vi baserer vår virksomhet på fornybare ressurser og har gjort bærekraft og langsiktighet til våre konkurransefortrinn. Vi har en sterk vilje til å ta ansvar for vårt miljø.

Pålitelighet
Du kan stole på Moelven. Vi leverer i tide og med rett kvalitet. Det er sterkt fokus på åpenhet og ærlighet – det å innrømme svakheter og feil er grunnlaget for fremgang og troverdighet.

Bruker mulighetene
Moelven søker løsninger. Konsernet har evne og ressurser til å være ledende når det gjelder produktutvikling og nytenking. Vi ønsker alltid å være et ledende foretak og utnytter mulighetene som gis over tid.

Retningslinjer for ansatte i Moelven-konsernet

Moelven har utarbeidet flere sentrale retningslinjer som gjelder for alle ansatte i konsernet, for innleide og for de som opptrer på vegne av konsernet, som for eksempel styremedlemmer. Den enkelte er selv ansvarlig for å holde seg orientert om de retningslinjer og lover som gjelder innenfor sitt arbeidsområde. Linjeleder er ansvarlig for å gjøre retningslinjene kjent og passe på at de følges. Som et supplement til Moelvens retningslinjer kan det være fastsatt særskilte retningslinjer eller gjelde særskilte lover for spesielle områder av virksomheten. I tillegg kan det finnes yrkesetiske regler for en del profesjoner som de aktuelle medarbeiderne også må forholde seg til.

Konsernets mest sentrale retningslinjer og policydokumenter knyttet til samfunnsansvar er:

• HMS-håndbok
• Miljøpolicy
• Forsikrings- og risikostrategi – Skadeforsikring
• Arbeidsreglement
• Policy for åpen bedriftskultur
• Håndtering av misligheter
• Rusmiddelpolicy
• Datadisiplininstruks
• Policy for sosiale medier
• Konkurranselovgivningen i Moelven-sammenheng
• Retningslinjer for internprising mellom selskaper
• Policy for sosialt ansvar

​Dokumentene er tilgjengelige på Moelvens intranett.

Flere av retningslinjene er rettet mot forhold som ikke skal forekomme, for eksempel misligheter eller brudd på konkurranselovgivningen. I disse tilfellene er retningslinjene også en beskrivelse av prosedyrer som skal følges når en slik hendelse likevel måtte ha oppstått. Ledende ansatte har retningslinjene som en del av ansettelsesavtalen. Bortsett fra dette er det for slike retningslinjer ikke implementert særskilte kontrollrutiner utover å gjøre dem kjent i organisasjonen. For retningslinjer som er knyttet opp mot områder hvor det eksisterer lovkrav og reguleringer fra offentlige myndigheter, skjer kontroll av etterlevelsen hovedsakelig gjennom pliktig  rapportering til myndighetene. Et eksempel på slik rapportering er miljørapportering i forbindelse med impregneringsvirksomhet, avfallshåndtering, utslipp, støv og støy. En siste hovedkategori av retningslinjer er der hvor konsernet har egne målsettinger og hvor det er etablert rapporterings- og kontrollrutiner for å følge måloppnåelsen. Et eksempel på dette er HMS-området.

I de følgende kapitlene er hovedområdene innen samfunnsansvar og Moelven-konsernets tilnærming til disse beskrevet. At eksisterende lover og regler etterleves skal være en selvfølge for alle i Moelven, og beskrivelsen av tiltak for implementering av samfunnsansvaret i daglig drift er derfor fokusert på de tiltakene som knytter seg til samfunnsansvar utover det lovpålagte. Der hvor det er relevant, er det inkludert utdrag fra gjeldene konsernpolicy på området.

Arbeidstakerrettigheter og sosiale forhold

Åpenhet

Åpenhet er et kjennetegn ved Moelvens bedriftskultur og er en del av konsernets identitet. Åpenhet skaper en kultur som sikrer gjennomtenkte valg og gode løsninger for virksomheten, våre ansatte og de samfunnene der vi finnes.

Langsiktige ansettelsesforhold

Moelven satser på langsiktige ansettelsesforhold og ønsker å tilby egne medarbeidere muligheter til å utvikle seg i jobben sin. Moelvens personalide er å gi mennesker som vil, muligheter. Dette er en filosofi som omfatter konsernets mål for hvilke personer vi vil rekruttere, hvilken kunnskap vi trenger, hvilke lønns- og arbeidsvilkår vi tilbyr, hvordan nyansatte introduseres og hvilke utviklings- og karrieremuligheter vi tilbyr.

Ansatterepresentasjon og -utvalg

Moelven ser på fagforeningene som viktige samarbeidspartnere, og det føres en stabil og åpen dialog mellom bedriftene og de tillitsvalgte. Moelven har ansatterepresentasjon i både konsernstyret, morselskapets bedriftsforsamling og datterselskapstyrer etter nasjonale lovverk og forskrifter knyttet til medbestemmelse og representasjon i styrende organer.  I tillegg regulerer hovedavtalen / kollektivavtalen mellom arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjonene på både norsk og svensk side forholdene omkring informasjon, samarbeid og medbestemmelse. Avtalene bygger opp om partenes ønske og krav til at medbestemmelse gjennom samarbeid skal gi de ansatte mulighet til å bidra med sin erfaring og innsikt for å skape økonomiske forutsetninger for bedriftens fortsatte utvikling, gjennom trygge og gode arbeidsforhold til beste for så vel bedrift som for arbeidstakere. Ut over hovedavtalene reguleres samarbeidet gjennom overenskomster og kollektivavtaler for de enkelte faggruppene innen konsernet.

Moelven har i henhold til Hovedavtalen mellom LO og NHO etablert et konsernutvalg for tillitsvalgte fra de ansatte.  Sammen med et tilsvarende utvalg for svenske datterselskaper, «Samarbetskommittén» utgjør denne grupperingen en god partner i drøftelse med konsern- og divisjonsledelse.

Etter Hovedavtalen mellom LO – NHO og svensk lov om Europeiska Företagsråd er det etablert et europeisk samarbeidsutvalg (EWC) mellom partene i Moelven. Denne avtalen er inngått for å dekke relevant dialog,  regelmessig informasjon og konsultasjon på europeisk nivå. På de enkelte enheter i Moelven er det etablert arbeidsmiljøutvalg AMU med forankring i lovgivning og hovedavtaler/kollektivavtaler.

Samarbeidet med de ansatte og ansatteutvalgene fungerer godt, og det har ikke blitt iverksatt særskilte tiltak for å styrke dette i 2014.

Arbeidsmiljøopplæring

Moelven arrangerer årlig egne kurs i Bedre ArbeidsMiljø (BAM). Kursene gir grunnleggende opplæring i håndtering av helse-, miljø- og sikkerhetsspørsmål, og dekker kravene til HMS-opplæring for både ledere, verneombud og medlemmer i arbeidsmiljøutvalg. Foruten ansatte med lovpålagt krav om slik opplæring er kurset åpent for alle andre som arbeider med og/eller ønsker nærmere innblikk i arbeidsmiljø- og HMS-arbeid.

Sykefravær

Konsernets langsiktige målsetting er maksimalt 5 prosent sykefravær for hele konsernet. I 2014 økte det totale sykefraværet fra 5,3 prosent til 5,5 prosent. Et høyt sykefravær er ikke forenlig med Moelvens verdier, og en ytterligere reduksjon og stabilisering på lavt nivå er fortsatt en prioritert målsetting. Det siste året har trenden i sykefraværet vært den samme blant konsernets selskaper i både Norge og Sverige. Korttidsfraværet er noe redusert, mens langtidsfraværet har økt.

Konsernselskapene rapporterer månedlig nøkkeltall for sykefraværet til konsern, og informasjonen inngår i konsernets ledelsesrapporter.

Arbeidet for å redusere sykefraværet er hovedsakelig knyttet til tre hovedområder: tett oppfølging av den ansatte som er syk, trivselsskapende og helsefremmende tiltak av forebyggende karakter, samt vektlegging av HMS-siden ved investeringer i nytt produksjonsutstyr. Oppfølgingen av medarbeiderne skjer i henhold til gjeldende regelverk i de land konsernet opererer i. Det legges stor vekt på å holde en løpende dialog med sykemeldte medarbeidere med tanke på å legge forholdene til rette for at sykeperioden skal bli så kort som mulig. I tillegg fungerer Moelvens helseforsikring også godt som et HMS-tiltak for å få de ansatte som trenger helsetjenester og behandling, raskere tilbake i arbeid. Helseforsikringsordningen har vært et vellykket tiltak helt fra oppstarten i 2007. Spesielt for ansatte med muskel- og skjelettplager har ordningen vist seg å være gunstig.

Sikkerhet for medarbeidere

Konsernets målsetting er at ingen skal skade seg mens de er på jobb. Et trygt arbeidsmiljø for ansatte, innleid personell, kunder og leverandører er avgjørende for en bærekraftig verdiskapning. Driften skal derfor være organisert slik at den kan foregå uten fare for liv og helse. I målsettingen om 0 skader ligger det en holdning om at enhver skade kan forebygges og at et annet mål enn «0-skader» vil være etisk uforsvarlig. Skadeforebyggende arbeid skal derfor ha høy prioritet i hele organisasjonen. I 2014 og 2015 gjennomføres blant annet kampanjen «Hel Hjem» - fase II, hvor blant annet medarbeiderinvolvering/-engasjement og ledelsesfokus er sentrale virkemidler. For å redusere antall skader er det viktig å ha kunnskap om både nestenulykker og farlige forhold/risiko. I 2014 var det 86 skader med påfølgende sykefravær, en reduksjon fra 88 i 2013. Totalt ble det registrert 314 ulykker, 247 nesten ulykker og 341 farlige forhold relatert til mennesker. Skadefrekvensen er uakseptabelt høy, og det settes nå inn ytterligere tiltak for å nå målsettingen om 0 skader.

De fire vanligste skadene er:

• Slag/støt og treff av gjenstand
• Fall (både ute og inne)
• Kuttskader fra verktøy, maskiner eller materialer.
• Klemskader fra produksjonsutstyr, trucker, kraner, hengende last osv.

Moelvens system for registrering av ulykker, nestenulykker og farlige forhold, fPortal ble tatt i bruk i konsernet i 2010. Sammen med det forsterkede fokus på rapportering som fulgte av dette, ble det også iverksatt en sikkerhetskampanje med tanke på bevisstgjøring omkring sikkerhetsregler og –rutiner samt holdninger knyttet til etterlevelse av disse. Antall skader per million arbeidede timer (Skadefrekvens - H1) ble marginalt redusert i 2014, mens antall fraværsdager grunnet skade per million arbeidede timer (Skadebelastning - F) har økt betydelig det siste året. Nivået er uakseptabelt høyt både for antall skader og skadebelastningen. Dette er vist i figuren under.

Figuren over viser sammenhengen mellom antall rapporterte  farer og rapporterte nestenulykker, og nivået på skadefrekvens og skadebelastning.

Gjennom flere år har Moelven jobbet målbevisst med sikkerhetsspørsmål. Det gjennomføres jevnlige risikoanalyser ved alle anlegg, gjennom investeringer og tiltak har fabrikkene blitt innrettet i tråd med gjeldende sikkerhetsregler, sikkerhetsrutiner og –utstyr er på plass, og det er gjennomført informasjonskampanjer og holdningskampanjer. Til tross for forsterket fokus på sikkerhet og ikke minst holdninger til sikkerhet på arbeidsplassen, har man ikke lykkes med å få antallet skader og hendelser ned på målsatt nivå. Utviklingen i rapporterte nestenulykker og farer indikerer imidlertid at man med det pågående HMS-arbeidet har lykkes med å øke bevisstheten omkring sikkerhet på arbeidsplassen. Dette, kombinert med den kunnskapsøkningen som kommer som et resultat av rapporteringen av nestenulykker og farer, gir et godt grunnlag for planlegging av det videre arbeidet.  I 2015 vil sikkerhetskampanjen Hel Hjem II bli evaluert og nye tiltak for å nå målene vil bli iverksatt.

For å sikre at gjeldende lover og regler, samt konsernets egne retningslinjer overholdes, er det etablert en sentral kontrollfunksjon for følgende områder:

• IK/SAM-bok (Intern Kontroll / Systematiskt Arbetsmiljöarbete) skal finnes på alle enheter, og revideres minimum hvert 2. år.
• Risikoanalyse for virksomheten skal være gjennomført. Revisjon skal skje minimum hvert 2. år.
• Arbeidsplassbeskrivelser skal være utarbeidet og kommunisert. Revisjon av disse skal skje minimum hvert 2. år.
• HMS-håndbok skal være utarbeidet og distribuert til alle ansatte.

Menneskerettigheter

Moelven aksepterer ikke forhold i leverandørers eller kunders virksomhet som innebærer brudd på FNs menneskerettighetserklæring eller andre uetiske forhold som for eksempel barnearbeid.

Diskriminering

Innen Moelven-konsernets virksomhet skal det ikke forekomme forskjellsbehandling på grunn av kjønn, etnisk tilhørighet, nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge, språk, religion, livssyn eller legning. Stillingsinnhold, ansvarsområde, kompetanse og arbeidsinnsats danner grunnlaget for lønnsfastsettelse, avansement og rekruttering.

Det har i 2014 ikke blitt registrert behov for å iverksette tiltak for å eliminere diskriminering.

Likestilling

Den samlede kvinneandelen i Moelven-konsernet har over de siste årene økt til i overkant av 11 prosent, etter å ha vært relativt stabil omkring 9-10 prosent over lang tid. Det er en målsetting for konsernet å øke kvinneandelen i personalet ytterligere. De fleste som utdanner seg innen de yrkesgruppene konsernet har behov for i industrivirksomheten, er imidlertid menn. Ofte finnes det ikke kvinnelige søkere ved utlysning av stillinger. For funksjonærer og ledere er situasjonen annerledes, og kvinneandelen innen områder som økonomi, administrasjon og ledelse er betydelig høyere enn for operatører i industrivirksomheten.

Barnearbeid

Moelven-konsernets enheter driver sin virksomhet i geografiske områder hvor barnearbeid svært sjelden forekommer. I forhold til egen tilvirkningsvirksomhet er det derfor ikke etablert kontrollrutiner på området.

Enkelte enheter kjøper råstoff til sin produksjon fra verdensdeler hvor barnearbeid kan være en aktuell problemstilling. I slike tilfeller gjennomføres fabrikkbesøk hvor kartlegging av mulig barnearbeid inngår som et av kontrollpunktene.
Det har i 2014 ikke blitt registrert behov for å iverksette ytterligere tiltak på området.

Arbeidsvilkår

Alle innleide medarbeidere, uansett nasjonalitet, lønnes etter en sentralt avtalt overenskomst/tariffavtale. Konsernet følger også bestemmelsene i EUs bemanningsdirektiv. Nivået på minstelønn i avtalene som benyttes er slik at det i seg selv garanterer mot sosial dumping. I de tilfeller der Moelven har underleverandører/-entreprenører i leveranser, kontraktfestes det at disse plikter å lønne minimum etter minstenivået i gjeldende tariffavtaler for aktuell bransje.

Det har i 2014 ikke blitt registrert behov for å iverksette tiltak på området.

Ytre miljø

Bærekraft er en av Moelven-konsernets grunnverdier. Miljøhensyn er en naturlig del av det daglige arbeidet, og det pågår et kontinuerlig arbeid for å redusere påvirkningen på det ytre miljøet. Moelven tar ansvar for miljøet gjennom bærekraftig og langsiktig bruk av fornybare ressurser. Miljøansvaret omfatter også historisk påvirkning fra virksomheten på grunn, vann, luft og/eller omgivelser fra vanning, fyring, transporter, deponering av bark, håndtering av oljer, lim og kjemikalier, samt virksomhet som forårsaker støy og støv. Industriproduksjonen er i stort omfang basert på bruken av tre, og innholdet av tre i sluttproduktene er svært høyt for de fleste virksomhetene. Tre som materiale har mange positive miljømessige sider, blant annet ved at det binder karbondioksid. Skogsråvarer som inngår i Moelvens produksjon ender i all hovedsak som produkter eller biobrensel. Det produseres derfor lite avfall i konsernet. Målsettingen er at alle fraksjoner av tre skal behandles som potensielle innsatsfaktorer og bidra til den samlede verdiskapingen.
Celluloseflis, tørrflis, spon og bark fra sagbrukene får stadig større økonomisk og miljømessig betydning. Fjernvarmeanlegg bruker tørrflis, spon og bark som brensel, og konsernets egne fyringssentraler bruker flis og bark.
For de virksomhetene innen konsernet som i mindre grad benytter skogsråvarer i sin produksjon, bidrar den industrialiserte byggeprosessen til å begrense miljøpåvirkningen sammenlignet med tradisjonelle byggemetoder.

Karbonkretsløpet

Trærne i skogen fanger opp karbondioksid fra luften, og gjennom fotosyntesen blir karbon lagret i treet til det brenner opp eller nedbrytes biologisk. Karbondioksid går da tilbake til atmosfæren og kan igjen tas opp av den voksende skogen.
Kilde: Treteknisk.

Råvarer fra et bærekraftig skogbruk

Alle selskapene i konsernets tremekaniske virksomhet er organisert for og arbeider for å oppfylle gjeldende krav for  PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification). Samtlige sagbruk oppfyller også FSC (Forest Stewardship Council) sporbarhets- og Controlled Wood standard. Dette sikrer at Moelven kjøper sitt sagtømmer fra leverandører som driver et bærekraftig skogbruk. Moelven har gjennom sertifiseringen etablert kontrollrutiner og sporingssystemer som gjør det mulig å spore råstoffet bakover i verdikjeden.
Utnyttelsen av råvarer skal maksimeres ved produksjonsoptimering og anvendelse av restproduktene

Råvarekjøp skal ikke skje fra:

• Illegale avvirkninger
• Skoger med høy bevaringsverdi
• Skoger der hevdvunne eller sosiale rettigheter krenkes
• Skoger med genetisk manipulerte trær
• Naturskoger som har blitt avvirket med den hensikt å utnytte området for plantasje eller ikke-skoglig anvendelse.

Miljøstandarder og sertifiseringer knyttet til virksomheter

Moelven-konsernet opererer innen bransjer og produktområder hvor det eksisterer en rekke ulike miljøstandarder, og hvor stadig nye kommer til. Det er både Moelvens ønske basert på eget verdigrunnlag og et økende krav fra markedet om at disse standardene etterleves. Eksempler på aktuelle standarder og sertifiseringer er:

• FDV-dokumentasjon.
• Livsløpsvurderinger (LCA)
• Miljødeklarasjoner (EDP)
• BREEAM (Miljøklassifisering av bygg)
• ISO-sertifiseringer
• CE-sertifiseringer

Moelven jobber kontinuerlig for til en hver tid å kunne stille med korrekt og relevant dokumentasjon på alle produkter og å ligge i forkant av den utviklingen som skjer med hensyn på miljøkrav til produktene.

En nærmere beskrivelse og sertifikater til nedlasting finnes på www.moelven.com/no/Om-Moelven/Sertifikater/

Transport

Moelven arbeider for at negativ påvirkning av omgivelsene fra tungtransport til og fra våre anlegg skal minimeres ved å benytte miljøklassifiserte lastebiler, minimum EURO-4 og helst EURO-5, samt i størst mulig grad bruke transportører som etterstreber et miljøvennlig kjøresett. Minimering skal også skje gjennom samordning, optimering og koordinering av vareflyt til og fra våre anlegg.»

Både råvareanskaffelse, mellomtransporter og leveranser av ferdigvarer genererer et betydelig transportbehov. I 2014 transporterte Timber og Wood over ni millioner faste kubikkmeter tømmer, biomasse og ferdige varer med lastebil. I tillegg kommer transporter for Limtre-, Byggmodul- og Innredningsselskapene, samt jernbane- og sjøtransporter.  Transport er derfor en betydelig utfordring for konsernet, både miljømessig og økonomisk. Moelven arbeider hele tiden for å redusere transportbehovet og optimere utnyttelsen av transportmidlene. Den geografiske plasseringen, med de produserende enhetene nær råstoffområdene, bidrar til å redusere transportbehovet ved at volumet av ferdigvarer som transporteres ut, er betydelig mindre enn for råvarene som transporteres inn. Påvirkning av transportørene til å anvende miljøvennlige transportmidler er et annet viktig tiltak for å redusere transportenes innvirkning på miljøet. I samarbeidsavtalene med leverandører av lastebiltransporttjenester i både Norge og Sverige er det tatt inn krav om av kjøretøyene som minimum er klassifisert i henhold til EURO-4 standarden. Forbedret veistandard og dermed økte maksimalgrenser for akseltrykk er tiltak fra myndighetens side som ville bidra til redusert miljøpåvirkning fra biltransportene.

Energi

Moelvens energi- og varmeforbruk i 2014 var ca. 810 GWh, fordelt på ca. 211 GWh elektrisk kraft, ca. 599 GWh termisk energi, 848 tusen liter fyringsolje og 3,5 mill. liter diesel til rullende materiell. Rundt 90 prosent av den termiske energien ble produsert i konsernets egne anlegg. Energipotensialet i konsernets flis- og barkprodukter, inklusive celluloseflis, er i underkant av 5 TWh, og det ligger derfor et betydelig potensial både i forhold til økt egenproduksjon og til et økt marked for bioenergi generelt. Moelven har som mål å kunne benytte egenprodusert bioenergi til å dekke minimum 95 prosent av behovet for oppvarming av egne lokaler og til tørking av treprodukter. Moelven deltar aktivt i den teknologiske og markedsmessige utviklingen i bioenergisektoren. Parallelt utvikles det et stadig bedre eksternt marked for biobrensel. Moelvens egen energieffektivisering bidrar til økende volumer av miljøvennlig overskuddsenergi som kan omsettes eksternt og bidra til å styrke konsernets konkurranseevne.

Utslipp til luft

Moelven har utarbeidet CO2-regnskap siden 2010. Regnskapet tar utgangspunkt i ISO-standarden 14064 for beregning av utslipp fra Moelvens enheter. I 2014 genererte virksomheten ved Moelvens produksjons- og serviceenheter ca. 417,6 tonn CO2. Av dette utgjør cirka 86 prosent CO2  som befinner seg i det naturlige karbonkretsløpet. Utslippene var tilnærmet uendret fra 2013, mensproduksjonsvolumet økte med 3,2 prosent i samme periode.

årsberetning Samfunnsansvar CO2 rapportering N

Kjemikalier, oljer, lim

Moelven har som mål å minimere påvirkningen på jord og vann ved i størst mulig grad å anvende miljøvennlige produkter.  Håndtering av kjemikalier, oljer og lim skal kun skje på anviste plasser med godkjent innbygging eller lignende installasjoner for å minske konsekvenser av eventuell lekkasje. For spillolje og kjemikalier finnes det retursystemer med godkjente gjenvinningssentraler eller mottaksanlegg. Samtlige enheter som benytter kjemikalier i sin virksomhet skal ha en oversikt over disse. Oversikten skal inneholde nøyaktig beskrivelse av de aktuelle kjemikaliene, hvilke mengder som benytte, mennesker som eksponeres osv. Det har i 2014 ikke vært avdekket forhold som krever utbedringstiltak på området.

Vanning og avrenning

Moelven har som mål å  resirkulere spillvann fra tømmerlager så langt det er teknisk og praktisk mulig. Overrislingsanlegg på tømmerlagrene skal være klimastyrt. Det skal kun gjøres uttak av vann fra sjø og elv, samt avrenning til overflaten etter tillatelse fra myndighetene.
Det har i 2014 ikke vært avdekket forhold som krever utbedringstiltak på området.

Markforurensning

I forbindelse med omstilling, ombygging eller avvikling skal potensielt forurensede områder på anleggene identifiseres, undersøkes og utbedres ved behov. Samtlige objekter klassifisert av myndighetene som potensielt forurensede skal identifiseres. Basert på risikoklassifisering og eksisterende informasjon opprettes en handlingsplan for eventuelle undersøkelser og saneringstiltak. Det har i 2014 ikke vært avdekket forhold som krever utbedringstiltak på området.

Deponier og fyllområder

Det skal påses at eventuell deponering av bark og annet avfall kun skjer på godkjente deponeringsanlegg.
Det skal kunne dokumenteres at eventuelle deponier og fyllområder oppfyller gjeldende lover og forskrifter vedr. tildekking, kontrollprogram, håndtering av avsig, planer for avslutning og omstilling. Det har i 2014 ikke vært avdekket forhold som krever utbedringstiltak på området.

Avfallshåndtering

Moelven sorterer og gjenvinner avfall så langt som teknisk mulig og følger årlig opp avfallsmengder per tonn sluttprodukt. Andelen avfall som går til godkjent deponi skal minimeres i samsvar med resultat fra registrering og tiltaksplan for avfallssystemet. Kildesortering praktiseres ved alle enheter, og det er opprettet avtaler med leverandører av nødvendige returordninger. Det har i 2014 ikke vært avdekket forhold som krever utbedringstiltak på området.

Støv og støy

Moelven skal gjennomføre tiltak for å tilpasse støynivå og støvdannelse ved anlegg i henhold til målsetning på respektive anlegg. De viktigste støykildene knyttet til Moelvens virksomheter er håndtering av tømmer, drift av vifteanlegg og transport. Ved påviste behov iverksettes tiltak for å redusere støyen ned til fastsatte grenseverdier.

Korrupsjon

Ansatte i  Moelven skal verken ta imot eller gi gaver eller bestikkelser som svekker integriteten. Konsernet tar avstand fra all form for korrupsjon og urettmessige tiltak som hindrer fri konkurranse og markedsbalanse.
I konsernets forretningsvirksomhet skal det  alltid holdes en sunn, etisk og moralsk profil overfor medarbeidere, kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser. Moelvens etiske retningslinjer samt Moelvens forhold til konkurranselovgivningen har vært presentert og diskutert  både på samlinger for daglige ledere i konsernet og for økonomisjefer. Etiske regler er distribuert til alle ansatte. Det er ikke etablert egne kontrollrutiner utover dette.